Formålet med indførelse af fælles betingelser, er at lette arbejdsopgaverne for håndteringen af fakturaer og regninger, hos Grønlands Selvstyre og kommunerne, og samtidigt sikre at fakturaer og regninger som sendes til det offentlige, følger ensartede krav.
Formålet er ligeledes, at leverandører til det offentlige ikke skal være i tvivl om hvilke formkrav der stilles til fakturaer og regninger, når disse sendes til forskellige offentlige instanser. Det være sig en faktura, som for eksempel skal sendes til daginstitutionen Narsarmiutaq i Narssaq under Kommune Kujalleq, eller fiskerilicenskontoret ved Grønlands Selvstyre.
De fælles betingelser er, at faktura og regninger fremadrettet skal sendes i OIOUBL format og at alle fakturaer skal anføres med korrekt GLN, afdelingsnavn og nummer og navn på rekvirent/personen som har bestilt vare eller ydelserne.
OIOUBL format er et digitalt standardiseret filformat, som kan indlæses direkte i Grønlands Selvstyre og kommunernes fællesoffentlige økonomisystem. Dette fjerner blandt andet fejl som opstår ved manuel indtastning.
Sidst i brevet er nogle links som giver introduktion til OIOUBL fakturaer.
GLN står for GLOBAL LOCATION NUMBER og er en talserie på 13 cifre som kan bruges til entydigt at identificere en enhed/samhandelspartner/kunde. (GLN og EAN er det samme).
Hver enkelt afdeling og enhed i det offentlige Grønland har et GLN. Oversigten over aktuelle GLN findes i på forsiden af de enkelte kommuners hjemmeside samt tilsvarende på selvstyrets hjemmeside.
Ved korrekt angivelse af GLN samt fremsendelse af faktura/regning i OIOUBL format sikres at faktura fremsendes til korrekt modtager i det offentlige, i umiddelbar forlængelse af at faktura er udstedt. Eventuelle uoverensstemmelser i fakturaindhold kan således afklares hurtigt lige såvel som overholdelsen af de aftalte betalingsbetingelser fra det offentlige vil øges.
Hos kommunerne og Grønlands Selvstyre er der til hver afdeling/enhed tilknyttet et antal godkender som digitalt attestere og anviser de enkelte faktura som modtages, hvilket skal være med til at sikre en mere effektiv ekspedition af fakturaer som skal betales.
Alle medarbejdere, i det offentlige, er orienteret om at de skal oplyse GLN, afdeling navn og nummer samt navnet på rekvirent når de handler, det vil sige ved afgivelse af ordre, tilbud og udstedelse af rekvisitioner mv.
For leverandører, som har et begrænset salg af vare og tjenesteydelser til det offentlige, og som ikke umiddelbart kan levere faktura i nævnte format, henvises til:
https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/NemHandel_Fakturablanket
På denne side er et hjælpeværktøj, som alle kan bruge, i forbindelse med fakturafremsendelse til det offentlige.
De fælles betingelser vil gælde for samtlige kommuner og Grønlands Selvstyre for fakturaer som sendes efter 1. oktober 2020.
Det betyder at fakturaer, som ikke opfylder betingelserne om korrekt GLN, afdelingsnavn og nummer og navn på rekvirent/personen som har bestilt vare eller ydelserne. ikke vil blive ekspederet og derfor ej heller betalt.
Fakturaer, som ikke leveres i OIOUBL format vil have en langsommere ekspeditionstid; betingelserne om korrekt GLN, afdelingsnavn og nummer og navn på rekvirent/personen som har bestilt vare eller ydelserne gælder også for fakturaer som ikke er i OIOUBL format, og vil derfor ikke blive ekspederet og derfor ej heller betalt.
De anførte betingelser er i tråd med Inatusartutlov nr. 50 af 23. november 2017 om digital betalingsforvaltning.
Med venlig hilsen
Kommune Kujalleq
Kreditorafdelingen ved Økonomisk afdeling
Postboks 514
3920 Qaqortoq
Alle faktura til Kommune Kujalleq, skal sendes til mailen: faktura@kujalleq.gl
Praktiske links til introduktion af OIOUBL fakturaer/elektroniske fakturaer: